Achtung: Archivierungspflicht!

Deutschland, deine Regeln... Dieser Gedanke geistert sicher jedem Unternehmensverantwortlichen durch den Kopf. Doch wenn es um die Archivierung von E-Mails geht, sollten Sie genauer hinsehen. Denn die richtige Lösung für die verpflichtende E-Mail-Archivierung kann Ihrem Unternehmen mehr Vorteile als Probleme bringen. Erfahren Sie, warum E-Mail-Archivierung Pflicht ist und welche Vorteile die richtige Lösung bietet.

Betriebsprüfer achten auf E-Mail-Archivierung

Die verpflichtende E-Mail-Archivierung ist seit dem Inkrafttreten der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ein zentrales Thema bei Betriebsprüfungen. E-Mails, insbesondere Handelsbriefe, müssen sechs bis zehn Jahre archiviert werden. Die Nichteinhaltung kann zu steuerrechtlichen und zivilrechtlichen Sanktionen führen.

Ihre Vorteile durch E-Mail-Archivierung

Die richtige E-Mail-Archivierungslösung ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern bietet auch erhebliche Vorteile:

• Effizientes Arbeiten durch gezielte Suchanfragen

• Vermeidung zeitraubender und kostspieliger E-Mail-Suchaktionen

• Schutz vor Datenverlust

• Vereinfachte Backups und Wiederherstellung

• Smarte Komprimierung und Entlastung von E-Mail-Postfächern und Servern

• Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Vorschriften

E-Mail-Archivierung als Managed Service

Denken Sie vielleicht schon über den Einsatz von Managed Services in Ihrem Unternehmen nach? Dieser Rundum-sorglos-Service bietet Ihnen entscheidende Mehrwerte, um effizient und ohne böse Überraschungen zu arbeiten. Managed Services bedeuten, dass ein IT-Dienstleister, ein sogenannter Managed Services Provider (MSP), die Verantwortung für bestimmte IT-Bereiche oder sogar Ihre gesamte IT übernimmt. Ihr MSP überwacht alles, erkennt Probleme frühzeitig und behebt sie, bevor sie Ihre Arbeitsabläufe stören. Dies ermöglicht proaktive Maßnahmen zur Vermeidung von Systemausfällen und anderen IT-Problemen, die Ihren Betrieb behindern könnten.

Dank Managed Services genießen Sie kalkulierbare Kosten und eine verlässliche IT. Damit können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich keine Sorgen um unerwartete IT-Probleme oder hohe Rechnungen machen. Eine kluge Investition in die Sicherheit und Effizienz Ihres Unternehmens.

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