Fristgerechte Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen

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Fristgerechte Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen

Seit dem Eintreten der DSGVO ist auch im Bereich Bewerbungsmanagement vieles strenger geworden. Damit Ihnen oder Ihrer Personalverwaltung keine Fehler unterlaufen, klären wir Sie heute auf!

Bewerbungsunterlagen dürfen nach Eingang der Bewerbung maximal 6 Monate aufbewahrt werden. Besser ist es jedoch, sie zu löschen sobald die Stelle besetzt und die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist. Wichtig ist es außerdem, die Daten von anderen Datensätzen getrennt aufzubewahren, den Zugriff auf die Daten zu begrenzen und somit nur Personen im eigenen Unternehmen zugänglich zu machen, die sich auch tatsächlich mit der Besetzung der ausgeschriebenen Stelle befassen.

Eine Ausnahme gibt es, sobald der Bewerber möglicherweise wegen Interesse an neuen Stellen mit Ihnen in Kontakt bleiben möchte oder Sie den Bewerber in Ihren Kandidaten-Pool für spätere Ausschreibungen hinzufügen wollen. Hierbei lohnt es sich natürlich die Daten des Bewerbers länger aufzubewahren. Vor Ablauf der Frist sollten Sie sich jedoch vom Bewerber in jedem Fall eine schriftliche Einwilligung zur weiteren Speicherung seiner Daten einholen. Im Rahmen der Einwilligung ist der Bewerber außerdem auf den konkreten Zweck der Aufbewahrung hinzuweisen.

Was es hierbei zu beachten gibt, welche erforderlichen Datenschutzmaßnahmen zu ergreifen sind und wie Sie die Bewerbungs- und Speicherungsprozesse vereinfachen können, verrät Ihnen unser Datenschutz-Team gerne in einem persönlichen, auf Ihre Situation individuell zugeschnittenen Beratungsgespräch. Gerne unterstützen wir Sie als Ihr IT-Partner bei der Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsprozessen, sodass Sie sich voll und ganz auf die Bewerber und Gespräche konzentrieren können- 

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