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Kopieren von Behördendokumenten – Das sagt das Gesetz!

Nicht selten tritt im Laufe Ihrer Karriere als Geschäftsführer der Fall ein, dass Sie eine/n neue/n Mitarbeiter/in einstellen. Ihr gutes Recht ist es dann natürlich, sich die personenbezogenen Daten in Form einer Kopie des Personalausweises und Führerscheines für die Personalverwaltung zu sichern – das ist nach wie vor der mehrheitliche Gedanke bei Unternehmen. Doch entspricht dies der Wahrheit?

Seit dem 15. Juli 2017 ist es nach §20 Personalausweisgesetz und §18 Passgesetz grundsätzlich erst einmal offiziell erlaubt, den Pass abzulichten, also zu kopieren, zu scannen oder zu fotografieren. Im Sinne des Datenschutzes gibt es für die Ablichtung und anschließende Verwendung jedoch verschiedene Voraussetzungen und Richtlinien.

  • Nur dem Besitzer des Ausweises ist es erlaubt, diesen abzulichten
  • Alternativ: eine Person mit erteilter Vollmacht
  • Die Ablichtung muss klar als Kopie erkennbar sein z. B. durch Monochromstufen, Vermerke oder Schwärzungen

Auch die Überprüfung eines Führerscheins darf von Arbeitgebern durchgeführt werden. Denn: Der Arbeitgeber, als Halter der Dienstfahrzeuge, muss sich in jedem Fall auf die Straffreiheit und Fahrerlaubnis seiner Fahrer verlassen können. Dieses Kontrollrecht besteht in erster Linie, sobald der Arbeitgeber seinen Beschäftigten Dienstwagen zur Verfügung stellt. Neben der, im besten Fall, jährlichen Kontrolle sollte man sich hierbei auch stets das Original zeigen lassen und die eingetragenen Klassen und mögliche Beschränkungen prüfen. Bei der Kontrolle sollte außerdem natürlich wie immer die Achtung der personenbezogenen Daten gesichert bleiben. Zugriff auf diese sollten nur für die Information relevante Personen wie die Geschäftsleitung oder der Fuhrparkleiter besitzen.

Neben den allgemeinen Regeln, existieren jedoch viele Sonderfälle. Wenden Sie sich bei Fragen zur Ablichtung von Pässen und Führerscheinen gerne an unser Datenschutz-Team. Wir liefern Ihnen fachlich fundierte Lösungen.